バーチャルオフィス利用のリスク・セキュリティ対策を教えてください

バーチャルオフィスの利用には、メリットもあればデメリットやリスクもあります。想定されるデメリット・リスクと、その回避策について解説しましょう。

バーチャルオフィス契約時のセキュリティの重要性

バーチャルオフィスを運営する事業者には、2008年より犯罪収益移転防止法の改正が行われたタイミングから契約時の本人確認書類の確認が義務付けられています。これは、バーチャルオフィスのサービスが持つ性質によるもの。事業用の住所・電話番号をレンタルできるということから詐欺や犯罪に用いられた例もあり、規制の対象とされました。

もし本人確認書類の確認を怠った場合、上記のように犯罪行為や詐欺に利用されてしまう可能性がありますし、そもそも本人確認をせずにバーチャルオフィスを運営することは犯罪収益移転防止法違反に当たりますので、運営側も罰則を受けるとともに信用を失ってしまう、ということになります。

選び方のポイント

バーチャルオフィスを選ぶ際には様々なポイントをチェックしておく必要があります。ここでは確認しておきたいポイントについてまとめましたので、参考にしてみてください。

費用

費用は毎月支払うため、しっかりと確認しておきたい部分です。ただし安ければいいというものではなく、サービス内容とのバランスが取れているか、という部分が重要なポイントといえます。

サービス内容

例えば取引先と打ち合わせをしたい時に利用できるスペースがあるかどうか、また郵便物の転送サービスがあるか、電話転送サービスが利用できるかといった部分は利便性に大きく関わってきます。どのようなサービスが用意されているかを確認しましょう。

立地

バーチャルオフィスには足を運ぶこともありますのでアクセスしやすいかといった点はチェックしましょう。また、どこにオフィスがあるかによってクライアントに与えるイメージも異なってきますので、立地も確認しておきたい部分です。

運営者やスタッフ

バーチャルオフィスを活用する中では、運営者やスタッフと関わる機会は多くはありませんが、どこが運営元となっているかは確認しておきましょう。あまりないことですが、万が一反社会的な組織などが運営していた場合にはビジネスに影響が出ないとも限りません。

見学ができるかどうか

契約をする前に見学も行っておきましょう。しかし、中には見学を受け付けていないところもありますが、そういったバーチャルオフィスはあまりおすすめできません。しっかりと設備の見学を行い、納得してから契約することが大切です。

許認可が取得できない場合がある

バーチャルオフィスは、ほとんどの業種で問題なく利用できますが、許認可が必要な一部の業種では行政の許可・認可がおりず開業できない場合があります。具体的に、人材派遣業や士業、建設業、不動産業、金融商品取引業者、中古品販売店などは営業許可・認可がされないおそれがありますから、自分のビジネスモデルがバーチャルオフィスでも法律に抵触しないかを確認することが大切です。

顧客や取引先にバーチャルオフィス利用がバレるリスク

都心の一等地の住所を利用でき、顧客や取引先から信頼を得られることも、バーチャルオフィスを利用するメリットです。しかし、顧客や取引先が訪問するなどしてバーチャルオフィスだと判明したら、「信頼を損ねるのでは」とおそれている方も少なくないでしょう。

このリスクを回避するには、あらかじめバーチャルオフィスの利用を相手に伝えることが大切です。実際の仕事場所も伝えれば、信頼を損ねるリスクは抑えられます。

銀行によっては法人口座開設の審査が厳しいことがある

金融機関で法人口座を開設する際、バーチャルオフィスだと開設できない可能性があります。これは、バーチャルオフィスで開設した法人口座が、犯罪に利用されるケースがあったことが一因です。とりわけメガバンクでは、口座開設時に自社オフィスで面接をおこなうなど、審査が徹底しています。

とはいえ、無条件に口座開設できないということではなく、登記簿謄本の事業目的や事業計画書などに問題がなければ口座開設できますから、銀行に「信用できる相手」だと思わせる工夫も必要です。

バーチャルオフィス運営会社の廃業

万が一、バーチャルオフィスの運営会社が倒産した場合、登記した住所や電話などが使えなくなるリスクもあります。これを避けるには、信頼できるバーチャルオフィスを選ぶことが何よりも重要です。

会社情報保護は守られているか

オフィスを選ぶ際には、セキュリティ面もチェックしたいポイントです。特に、個人情報や会社の機密情報の漏えいといったリスクへの対策を講じているところであれば、安心して利用できるでしょう。PマークやISO27001(ISMS)の認証取得している運営会社なら、より安心です。

編集チームまとめ

バーチャルオフィスの利用には、デメリットやリスクもあります。それをあらかじめ把握し、必要な対策を検討したうえで利用しましょう。リスクを少しでも抑えるには、信頼できるバーチャルオフィス運営会社を選ぶことも大切です。

Three selections
他スタートアップの着眼点を参考に選んだ
東京のバーチャルオフィス
3選
他のスタートアップも注目しているポイント「料金の安さ」「セキュリティ面の高さ」「レンタル会議室付」の3点で、それぞれのおすすめのバーチャルオフィスを紹介します。
いずれも、中小企業の中でも10%足らずと言われる、設立から10年以上安定して運営を続けている運営会社のバーチャルオフィスを選んでいるので、基盤となる最初の住所としては申し分ないでしょう。
料金が安い
住所だけ借りられればOK
経費を極力抑えたい方向け
マックスコーポレーション
マックスコーポレーション公式HP
画像引用元:マックスコーポレーション公式HP
(https://office-zero1.net/)
  • 設立年10年以上の運営元の中で一番安値(500円台)で住所が借りられる
  • 住所以外の郵便転送などは、オプション料金で追加可能
  • 企業HPの制作も別途料金で可能
基本プラン
入会金:5,500円~、月額:500円~
含まれるサービス
・登記OKな住所貸し
東京都で貸出できる住所(全1拠点)
東京都板橋区
南常盤台

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セキュリティ面
住所を公開しても安心安全な環境で
企業活動を始めたい方向け
Karigo
Karigo公式HP
画像引用元:Karigo公式HP
(https://karigo.net/)
  • 個人情報だけではなく、会社情報保護が可能なISOを取得
  • 企業審査を郵送確認で丁寧に行う安心感で20,000社以上が法人登録
  • 東京27拠点全て、余計な営業訪問などが避けられる住所の渡し方をしてくれる
基本プラン
入会金:5,500円~、月額:4,700円~
(個人名義利用の場合3,300円~)
含まれるサービス
・登記OKな住所貸し(ISOに巡ず)
・郵便物転送:1営業日~希望に併せて
・荷物預かり
※拠点によっては会議室・名刺預かり可能
東京都で貸出できる住所(全27拠点)
中央区銀座一丁目
中央区日本橋
新宿区新宿
新宿区下落(高田馬場)
千代田区神田佐久間町(秋葉原)
中央区銀座四丁目
港区芝大門
港区西麻布
港区南青山
港区赤坂
都港区海岸
文京区本郷(水道橋)
品川区西五反田
目黒区上目黒
世田谷区太子堂(三軒茶屋)
世田谷区奥沢(自由が丘)
渋谷区桜丘町
渋谷区渋谷
渋谷区千駄ヶ谷
渋谷区代官山
中野区新井
杉並区高円寺
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豊島区東池袋
多摩市中沢
調布市つつじが丘
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レンタル会議室付き
顧客の来訪や大勢でのMTGなど
会議室で応対したい方向け
ワンストップビジネスセンター
ワンストップビジネスセンター公式HP
画像引用元:ワンストップビジネスセンター公式HP
(https://www.1sbc.com/)
  • レンタル会議室付のバーチャルオフィス東京拠点最多(21拠点)
  • 清潔感のあるレンタル会議室スペース
  • 簡単な対応なら、常時対応してくれる窓口あり
基本プラン
入会金:10,780円~、月額 5,280円~
含まれるサービス
・登記OKな住所貸し
・郵便物転送:1週間に1度
・レンタル会議室完備:全住所・簡単な応対付
東京都で貸出できる住所(全21拠点)
港区六本木
台東区上野
千代田区飯田橋
千代田区神田佐久間町
千代田区二番町
中央区銀座七丁目
港区高輪
港区麻布十番
港区虎ノ門
港区南青山二丁目(2拠点)
港区芝
品川区西五反田
世田谷区玉川
世田谷区二子玉川
豊島区南池袋
新宿区高田馬場
新宿区西新宿
新宿区新宿五丁目
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【選定基準】
2022年6月1日時点、Googleにて「バーチャルオフィス 東京」と検索し、全検索結果の中で「バーチャルオフィス」のサービス内容が記載されていた運営会社39社の中から、設立10年以上の企業をピックアップ(結果19社)。
その中から、「料金の安さ」「セキュリティ面の高さ」「レンタル会議室付」でおすすめの会社は下記のように選定しました。
・マックスコーポレーション:設立10年以上の運営会社19社中、一番低価格でバーチャルオフィスを提供(※口コミも悪い口コミばかりじゃない会社を選定)
・Karigo:設立10年以上の運営会社19社中、ISO取得の会社の中(3社)で一番低価格でバーチャルオフィスを提供していて拠点が多かったバーチャルオフィス
・ワンストップビジネスセンター:設立10年以上の運営会社19社中、東京都内にレンタル会議室を持つバーチャルオフィスで拠点が一番多かった