FAX転送

バーチャルオフィスで利用できるFAX転送サービスは、利用しているFAX番号に送られてきた内容を転送してくれるサービスです。郵送などの手間や費用がかからず、ペーパーレスであることが特徴的です。ここでは、FAX転送サービスのメリットやデメリット、種類、利用した方がいい人などを解説していきます。

FAX転送とは

FAX転送は、専用FAX番号や共通FAX番号を利用したサービスです。バーチャルオフィスで受信したFAX内容を、PDF化してメールで転送してくれます。バーチャルオフィスによっては、料金プランに含まれている場合もあれば、オプションとして付けるプランになっている場合もあります。

FAX転送のメリットデメリット

FAX転送サービスでは、利用することで便利だと感じることだけではなく、不便だと感じることもあるでしょう。ここでは、FAX転送のメリットやデメリットをそれぞれ紹介します。導入する上で、参考にしてください。

FAX転送のメリット

• 重要なデータは直接個人に転送できるため、セキュリティが高い
• 転送データはPCやスマートフォン、タブレットなどからいつでも確認できる
• ペーパーレスのため、郵送代や印刷代などの余計な費用がかからない

FAX転送のデメリット

• インターネットに接続しないと、転送されたことを見逃す可能性がある
• 転送前に一旦スキャナーなどでPDF化する手間がかかる
• 転送されたデータにメモをしたい場合は、紙に出力する必要がある

バーチャルオフィスで頼めるFAX転送の種類

バーチャルオフィスで利用できるFAX転送には、利用頻度やコストを考慮して「共通FAX番号」と、FAXの利用頻度が高く有料であることが多い「専用FAX番号」の2種類があります。ご自分のビジネスの目的などに合わせて選べるように設定されています。

また、FAX転送における機能としては、転送の日時を指定したり転送状況のステータスを確認できたりといった豊富な機能が付いていることもあります。

FAX転送をつけた方がよい方

FAX転送サービスは、FAXの利用頻度が高く、外出先でもデータを気軽にチェックしたい人に向いているサービスと言えます。また、用紙や受信コストの削減、業務上の無駄な工数の削減、取引先とのスムーズな注文などを希望している企業におすすめです。

最初から導入する場合でも、業務の様子を見てから導入する場合でもいいでしょう。導入は焦らずに、必要となったら利用する方がいいでしょう。

編集チームまとめ

バーチャルオフィスのFAX転送サービスは、ビジネスの利用目的やFAXの利用頻度によって、回線が異なる場合があります。FAX転送には、メリットやデメリットがそれぞれあるため、サービスの契約を検討している方は必要なサービスが考慮した上で契約することが大切です。

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