郵便転送
バーチャルオフィスを利用することで、契約した住所宛てに様々な書類等が郵送されてきます。
頻繁に契約した住所に立ち寄れるのが理想ですが、そうもいかないことも。
郵便物の受け取りや転送サービスを行っているバーチャルオフィスの運営会社もあることをご存知でしょうか。ここでは、バーチャルオフィスに届く郵便物の受け取り方法や転送サービスの注意点などを詳しく解説します。
バーチャルオフィスに届く郵便物受け取りパターン
バーチャルオフィスを利用して会社運営や事業を行っている場合は、郵便物はバーチャルオフィスの住所先に届くことになります。届いた郵便物の受け取りには、いくつかのパターンがあるので知っておきましょう。
- バーチャルオフィスに出向いて、実際に郵便物を受け取る
- バーチャルオフィスの郵便転送サービスを利用して、自宅に郵送してもらう
- バーチャルオフィスの郵便転送サービスで、指定した住所・場所で受け取る
契約したバーチャルオフィスによっては、郵便物の保管はしていたとしても、郵便転送サービスがない場合もあります。郵便物の受け取りをしない場合もあるでしょう。
バーチャルオフィスで受け取れない主な郵便物
バーチャルオフィスの郵便物に関するサービスでは、どのような郵便物でも受け取れるわけではありません。場合によっては、受け取れないものや転送できないものがあるため、知っておきましょう。
- 生もの、冷凍が必要な物
- 生き物
- 契約者ではない名義の郵便物
- 住民票を置かないと郵送されないもの
- 現金や証券、為替など
- サイズが大きいもの
- 内容証明などの本人が直接受け取る書類
- 保管スペースの許容量を超えるもの
バーチャルオフィスは郵便物の保管や転送は行ってくれますが、防犯上やトラブル予防のために上記に挙げた郵便物は対応できないことが多いでしょう。
郵便転送で注意するポイント
バーチャルオフィスの郵便転送において、トラブル防止のためにバーチャルオフィスごとに様々な決まりがあります。以下には、特に注意しておきたい2つのポイントを紹介します。
転送料は誰が持つか（バーチャルオフィスによって様々）
郵便転送には費用がかかりますが、利用者か運営会社の負担なのか事前に確認することが大切です。基本サービスの中に、住所利用と郵便転送が含まれているリーズナブルな料金プランでも、転送料はご自身が負担する場合もあります。
何度も郵便転送を利用することで、本来は格安で契約したバーチャルオフィスの費用が増大してしまうという可能性があるでしょう。
転送回数
郵便転送の回数は、バーチャルオフィスによって曜日や回数が異なることがあります。中でも転送頻度として多いのは、週に1回まとめて転送するという頻度です。
ビジネスを行う上で、自分宛てに送られてきた郵便物をすぐに確認したい場合もあるでしょう。その場合は、お急ぎ転送として別途対応してくれるバーチャルオフィスもあります。
編集チームまとめ
バーチャルオフィスの郵便転送は、ビジネスに集中したい時や郵便物の対応に時間を取られたくない場合に便利なサービスと言えるでしょう。
ただし、受け取れない郵便物やバーチャルオフィスによって異なる郵便転送の注意点などが多々あります。有効的に郵便転送サービスが使えるように、事前に契約プランを確認しておきましょう。
東京のバーチャルオフィス
3選
いずれも、中小企業の中でも10％足らずと言われる、設立から10年以上安定して運営を続けている運営会社のバーチャルオフィスを選んでいるので、基盤となる最初の住所としては申し分ないでしょう。
経費を極力抑えたい方向け
（https://office-zero1.net/）
- 設立年10年以上の運営元の中で一番安値（500円台）で住所が借りられる
- 住所以外の郵便転送などは、オプション料金で追加可能
- 企業HPの制作も別途料金で可能
企業活動を始めたい方向け
（https://karigo.net/）
- 個人情報だけではなく、会社情報保護が可能なISOを取得
- 企業審査を郵送確認で丁寧に行う安心感で20,000社以上が法人登録
- 東京27拠点全て、余計な営業訪問などが避けられる住所の渡し方をしてくれる
（個人名義利用の場合3,300円～）
・郵便物転送：1営業日～希望に併せて
・荷物預かり
※拠点によっては会議室・名刺預かり可能
会議室で応対したい方向け
（https://www.1sbc.com/）
- レンタル会議室付のバーチャルオフィス東京拠点最多（21拠点）
- 清潔感のあるレンタル会議室スペース
- 簡単な対応なら、常時対応してくれる窓口あり
・郵便物転送：1週間に1度
・レンタル会議室完備：全住所・簡単な応対付
【選定基準】
2022年6月1日時点、Googleにて「バーチャルオフィス 東京」と検索し、全検索結果の中で「バーチャルオフィス」のサービス内容が記載されていた運営会社39社の中から、設立10年以上の企業をピックアップ（結果19社）。
その中から、「料金の安さ」「セキュリティ面の高さ」「レンタル会議室付」でおすすめの会社は下記のように選定しました。
・マックスコーポレーション：設立10年以上の運営会社19社中、一番低価格でバーチャルオフィスを提供（※口コミも悪い口コミばかりじゃない会社を選定）
・Karigo：設立10年以上の運営会社19社中、ISO取得の会社の中（3社）で一番低価格でバーチャルオフィスを提供していて拠点が多かったバーチャルオフィス
・ワンストップビジネスセンター：設立10年以上の運営会社19社中、東京都内にレンタル会議室を持つバーチャルオフィスで拠点が一番多かった
